Van Excel naar online: deelnemers en startlijsten zonder dubbel werk
Veel verenigingen beginnen met een spreadsheet. Het werkt, tot het niet meer werkt. Eén tabblad voor de inschrijvingen, één voor de klassen, een appgroep voor de wijzigingen en een geprinte versie voor op de baan. Voor je het weet weet niemand meer welke lijst de juiste is. Hieronder lees je waar het misgaat en hoe het rustiger kan.
Waar spreadsheets vastlopen
Een spreadsheet is prima om iets te noteren, maar lastig als meerdere mensen er tegelijk mee werken. De problemen die we het vaakst horen:
- Dubbel overtypen. Een inschrijving komt via de mail binnen en wordt met de hand in de lijst gezet. Elke keer een kans op een typefout.
- Versies die uit elkaar lopen. Iemand werkt in een oude kopie, en ineens kloppen de startnummers niet meer.
- Geen live stand. Op de wedstrijddag staat de uitslag op papier, en het publiek heeft geen idee wat de tussenstand is.
Eén bron van waarheid
De oplossing is niet ingewikkeld: zorg dat er één plek is waar alles samenkomt. Als deelnemers zich online inschrijven, staat hun aanmelding meteen goed in het systeem. Startnummers worden automatisch toegekend en je maakt met een paar klikken de startlijsten per klasse. Niemand typt iets over en er is altijd maar één actuele lijst.
De wedstrijddag wordt rustiger
Het echte verschil merk je op de dag zelf. De jury voert de afstand in en het klassement op het grote scherm loopt direct mee. Het publiek volgt de stand op de eigen telefoon. Jij hoeft niet meer tussen papier en laptop heen en weer, want de stand die jij ziet is de stand die iedereen ziet.
Klein beginnen mag
Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Begin met de inschrijvingen voor je volgende wedstrijd en bekijk hoeveel tijd dat al scheelt. De startlijsten, het klassement en eventueel de tickets bouw je daar rustig omheen.
Wil je het zelf proberen? Maak een gratis account aan en zet je eerste evenement op. Zonder betalingen is het gratis, en je merkt meteen of het bij je vereniging past.